La prima fase consiste essenzialmente in un’ulteriore analisi del contesto interno ed esterno individuando quali debbano essere gli attori coinvolti e chi siano i destinatari dell’iniziativa, infine è importante valutare tempi e costi per le implementazioni che andranno apportate al Sistema Informativo esistente.
A sua volta la pianificazione strategica prevede queste fasi:
Relativamente al punto 1 va detto che si intende per “pubblico” l’insieme di soggetti e fisici e non che vanno a comporre la comunità, più o meno ampia, da raggiungere, quindi vanno classificati fra gli attori di questa fase le Istituzioni, il mercato di riferimento, i partecipatori (persone che ricoprono un qualsiasi ruolo all’interno dell’Ente stesso) e la comunità locale, ossia i cittadini.
Per la “definizione degli obiettivi” (punto 2) il modello di riferimento è il GoRel (Governo delle Relazioni) di James E. Grunig che prevede tre macro-tipologie di obiettivi: cognitivi (fatti specifici relativi alla PA), comportamentali (conoscere quale sia l’uso delle piattaforme social per invogliare l’utente a interagire) e affettivi (comportamenti e atteggiamenti che mirino ad abbattere la diffidenza esistente fra cittadino e PA).
“L’analisi del contesto” (punto 3) è quella poi determinante per definire a pieno le strategie operative della comunicazione PA dai vari social network, tale analisi deve riferirsi sia all’ambiente interno della Pubblica Amministrazione che a quello esterno.
Conoscere norme, leggi e modelli culturali di appartenenza riferendosi anche al livello di digital divide che caratterizza questa fase culturale del nostro Paese, comprendere quale sia il livello di preparazione del personale interno rispetto l’uso degli strumenti che la Rete mette a disposizione con particolare riferimento rispetto l’uso delle piattaforme social.
Questi primi tre passaggi servono all’identificazione dei canali social dai quali la PA deciderà di comunicare con il cittadino (punto 4), infatti ogni social, per quanto convergenti nelle soluzioni offerte, prevede il suo modus operandi e non è detto che tutti i portali siano adatti al tipo di comunicazione progettata dall’Ente.
Questa fase termina (punto 5) con una prima stima dei costi relativi alla gestione di tale attività, in particolare va quantificato il numero di persone da allocare su tale progetto e se sia necessario coinvolgere consulenti esterni.